Ga op zoek naar jouw vrijwilliger!

Jonge vrijwilligers brengen frisse energie, nieuwe ideeën en digitale vaardigheden mee. Door nu te investeren in jongere vrijwilligers en een meer diverse groep aan te trekken, bereid je je organisatie voor op de toekomst. Maar hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat je organisatie klaar is voor jonge vrijwilligers en hoe zorg je ervoor dat je ook vrijwilligers buiten je vertrouwde kring vindt? TijdVoorActie heeft een whitepaper ontwikkeld dat helpt om je organisatie klaar te maken voor het werken met jonge vrijwilligers. Met meer dan 20 jaar praktijkervaring weten zij wat erbij komt kijken en welke stappen je in het proces tegen gaat komen. Je krijgt praktische tips en inzichten om je organisatie, team en vrijwilligers mee te nemen, zodat jongeren zich welkom voelen en hun bijdrage echt tot zijn recht komt. Wil jij dat ook? Je kunt hier de whitepaper downloaden.

Regels voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties Er zijn verschillende regels voor vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties. Een vrijwilliger met een WW-uitkering heeft bijvoorbeeld een sollicitatieplicht. En vrijwilligerswerk moet veilig zijn. Voor de vrijwilligers zelf, maar ook voor mensen die met vrijwilligers te maken hebben. daarnaast zijn er afspraken over maximale vergoedingen voor vrijwilligerswerk.

Veel vereniging kunnen gebruik maken van de regeling www.gratisvog.nl . Dat betekent dat je een gratis Verklaring Omtrent Gedrag voor je vrijwilligers kunt aanvragen. Hoe je dat kunt doen en aan welke voorwaarden je moet voldoen als vereniging of stichting kun je vinden op de website van gratis VOG. Bekijk voor meer info ook dit instructie filmpje.

Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde voor goede zorg aan en ondersteuning van cliënten én mantelzorgers. Een goede samenwerking tussen professionals en vrijwilligers is essentieel. Dat werkt motiverend, draagt bij aan een prettig werk-, zorg- en leefklimaat en aan meer aandacht voor zorg en welzijn van de cliënt. Het WIFA-model helpt je hierbij. Dat staat voor: Waarderen, Informeren, Faciliteren en Afstemmen. Houd jij hier als professional voldoende rekening mee? Om tot een goede samenwerking te komen is het belangrijk heldere afspraken te maken, informatie uit te wisselen en waardering te tonen voor elkaars werk. Vrijwilligers en zorgmedewerkers werken steeds vaker samen op de werkvloer. Dit kan zorgen voor de verbetering van de zorg, maar er kunnen ook problemen ontstaan, zoals moeizame omgang tussen vrijwilligers en beroepskrachten. WIFA-model als hulpmiddel De afkorting WIFA staat voor: Waarderen: Vrijwilligers zetten zich belangeloos in en dat mag gewaardeerd worden. Informeren: Voor vrijwilligers is het belangrijk om informatie te krijgen wanneer er iets verandert in de zorg- of thuissituatie van de cliënt, of binnen de organisatie. Faciliteren: Om vrijwilligers hun werk goed te laten doen, kun je hen op verschillende manieren faciliteren. Zorg ook dat randvoorwaarden in orde zijn. Afstemmen: Vrijwilligers zijn onderdeel van het team dat is betrokken bij een cliënt en mantelzorger. Het is daarom belangrijk om taken met elkaar af te stemmen, zodat je niet langs elkaar heen werkt. Download de infographic met aandachtspunten via de link

Vanaf 1 juli 2021 treedt de nieuwe wet WBTR in werking. Wat betekent dat voor jouw vereniging of stichting? Bekijk voor meer informatie deze Webinar . Welke opties zijn er in het kort: Er zijn 3 mogelijkheden om te gaan voldoen aan deze nieuwe wet. 1. Alles zelf uitzoeken. 2. Een jurist inschakelen (is duur) 3. Stappenplan WBTR inschakelen (€120,00) Zie filmpje en vanaf minuut 40 uitleg over het stappenplan. Info: Nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen Nieuws Op 1 juli 2021 moeten alle verenigingen en stichtingen voldoen aan de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR). De WBTR is bedoeld om wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen te voorkomen. Het gaat over de positie en plichten van bestuursleden en toezichthouders en hun aansprakelijkheid. Maar ook over financieel beleid en goedkeuring van uitgaven, procedures bij grote uitgaven of investeringen en regels omtrent belangenverstrengeling. De WBTR zorgt voor minder gedoe in je vereniging. Het behoedt huidige bestuursleden voor persoonlijke aansprakelijkheid én laat nieuwe bestuursleden zien dat zaken goed op orde zijn. Veel organisaties vragen zich af welke gevolgen de WBTR heeft voor het bestuur en wat in de statuten aangepast moet worden. Hierop is geen eenduidig antwoord te geven. Het hangt af van hoe het bestuur en het toezicht op het bestuur binnen een organisatie is vormgegeven en wat in de statuten staat. Statutenwijzigingen Wanneer het noodzakelijk is dat de statuten moeten worden aangepast, hoeft dat niet voor 1 juli te gebeuren. Statutenwijzigingen kunnen nog tot 5 jaar na invoering van de WBTR gedaan worden. In die tijd gaat de Wet boven de eigen statuten. Checklist De WBTR vraagt meer dan alleen het aanpassen van de statuten. Het is ook bedoeld om de kwaliteit van besturen te verbeteren. NOV heeft een korte checklist gemaakt voor verenigingen en stichtingen om te zien wat de gevolgen van de WBTR voor de organisatie zijn. De checklist geeft aan wat er aangepast moet worden, maar niet hóe bepaalde zaken aangepast moeten worden. Daarvoor is namelijk een stappenplan ontwikkeld. WBTR stappenplan Het Instituut Verenigingen Branches en Beroepen (IVBB) heeft een WBTR-stappenplan ontwikkeld om verenigingen en stichtingen te ondersteunen. Met uitvoering van dit stappenplan kunnen organisaties aan de nieuwe Wet gaan voldoen. Het is ontwikkeld door een team van deskundigen die veel kennis en ervaring hebben met verenigingen en stichtingen. Het stappenplan is vooral van waarde voor kleinere verenigingen met vrijwillige bestuursleden. Deze krijgen allemaal te maken met de invloed van de nieuwe wet op hun werk en aansprakelijkheid Door afspraken en regels goed vast te leggen, wordt het risico geminimaliseerd. Dat is goed voor zittende, maar ook voor toekomstige bestuursleden. Kijk hier voor meer informatie.

Nu alle hectiek rondom de AVG eindelijk voorbij is begint natuurlijk het echte werk pas. De Autoriteit Persoonsgegevens mag nu handhaven en dagelijks zijn we nog steeds bezig met de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer mag dat nu wel of niet? Het blijft een lastige vraag, maar ik ga het proberen een stuk overzichtelijker te maken voor je. Mag je deze persoonsgegevens verwerken? – Een stappenplan Eigenlijk zijn er bij elke verwerking een aantal vragen die je jezelf moet stellen: Is het een persoonsgegeven? Zo nee, dan is de AVG niet eens van toepassing en mag je altijd verwerken. Is het ook een bijzonder persoonsgegeven? Zo ja, kun je gebruik maken van een uitzondering? Welke grondslag gebruik je om te verwerken? Formuleer het doel waarvoor je wil verwerken Je mag de gegevens nu verwerken. Bewaartermijn Goed, je mag nu verwerken. Je bent dan nog niet helemaal klaar: Je mag niet meer verwerken dan nodig. Verwijder gegevens die je niet nodig hebt. Je mag niet langer verwerken dan nodig. Zorg daarom dat je goede bewaartermijnen vaststelt. Facturen moeten bijvoorbeeld 7 boekjaren bewaard worden, dat is een wettelijke verplichting. Als daar persoonsgegevens op staan, moet je die dus ook 7 boekjaren bewaren. Dat wil overigens nog niet zeggen dat je die gegevens ook ergens anders net zo lang mag bewaren. Namen en e-mailadressen die je hebt om iemand een nieuwsbrief toe te mogen sturen, die heb je natuurlijk zo lang nodig als iemand op de nieuwsbrieflijst staat. Die bewaar je dus tot ze zichzelf uitschrijven. Zo moet je voor elk doel bepalen hoe lang je die gegevens bewaart. En natuurlijk moet je ook zorgen dat je ze na die tijd weer verwijdert. Informatieplicht Je moet betrokkenen wel nog steeds informeren over de verwerking. Dat is het makkelijkst met een privacyverklaring . In die privacyverklaring staan onder meer de grondslag en het doel van de verwerking, de bewaartermijn, of gegevens buiten de EER worden opgeslagen en wat de rechten van betrokkenen zijn. Zijn ook de andere documenten in orde? Vergeet vooral niet met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst te sluiten. Soms is dat al geregeld in het algemene contract of in de algemene voorwaarden. Het hoeft niet altijd een apart document te zijn. Heb je ook je verwerkingsregister al geregeld? Dat kan gewoon in bijvoorbeeld een excel bestand. Er moet in elk geval het volgende in komen te staan: Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (de onderneming) en van de Functionaris Gegevensbescherming (FG of DPO genoemd) als je die hebt; Doeleinden van de verwerking (waarom verwerk je de persoonsgegevens); Beschrijving van de categorieën betrokkenen en categorieën persoonsgegevens; Met wie persoonsgegevens gedeeld worden; Of gegevens in een derde land worden opgeslagen; Bewaartermijnen van de persoonsgegevens; Algemene beschrijving van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen Beveiligingsmaatregelen Je moet technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen. Zorg bijvoorbeeld dat gegevens niet met meer personen gedeeld worden dan nodig, dat wachtwoorden sterk zijn en regelmatig gewijzigd worden, dat gegevens versleuteld worden opgeslagen, dat de archiefkast op slot kan, dat de website met het contactformulier een SSL-verbinding heeft etcetera. Denk trouwens ook aan je eigen privacy! Je kunt instellingen van je telefoon en de apps nog zo goed geregeld hebben, dat wil niet zeggen dat het niet meer gehackt kan worden. Gebruik daarom een webcamcover of cameraschuifje voor je telefoon en laptop.