De kracht van jonge vrijwilligers

Nu alle hectiek rondom de AVG eindelijk voorbij is begint natuurlijk het echte werk pas. De Autoriteit Persoonsgegevens mag nu handhaven en dagelijks zijn we nog steeds bezig met de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer mag dat nu wel of niet? Het blijft een lastige vraag, maar ik ga het proberen een stuk overzichtelijker te maken voor je. Mag je deze persoonsgegevens verwerken? – Een stappenplan Eigenlijk zijn er bij elke verwerking een aantal vragen die je jezelf moet stellen: Is het een persoonsgegeven? Zo nee, dan is de AVG niet eens van toepassing en mag je altijd verwerken. Is het ook een bijzonder persoonsgegeven? Zo ja, kun je gebruik maken van een uitzondering? Welke grondslag gebruik je om te verwerken? Formuleer het doel waarvoor je wil verwerken Je mag de gegevens nu verwerken. Bewaartermijn Goed, je mag nu verwerken. Je bent dan nog niet helemaal klaar: Je mag niet meer verwerken dan nodig. Verwijder gegevens die je niet nodig hebt. Je mag niet langer verwerken dan nodig. Zorg daarom dat je goede bewaartermijnen vaststelt. Facturen moeten bijvoorbeeld 7 boekjaren bewaard worden, dat is een wettelijke verplichting. Als daar persoonsgegevens op staan, moet je die dus ook 7 boekjaren bewaren. Dat wil overigens nog niet zeggen dat je die gegevens ook ergens anders net zo lang mag bewaren. Namen en e-mailadressen die je hebt om iemand een nieuwsbrief toe te mogen sturen, die heb je natuurlijk zo lang nodig als iemand op de nieuwsbrieflijst staat. Die bewaar je dus tot ze zichzelf uitschrijven. Zo moet je voor elk doel bepalen hoe lang je die gegevens bewaart. En natuurlijk moet je ook zorgen dat je ze na die tijd weer verwijdert. Informatieplicht Je moet betrokkenen wel nog steeds informeren over de verwerking. Dat is het makkelijkst met een privacyverklaring . In die privacyverklaring staan onder meer de grondslag en het doel van de verwerking, de bewaartermijn, of gegevens buiten de EER worden opgeslagen en wat de rechten van betrokkenen zijn. Zijn ook de andere documenten in orde? Vergeet vooral niet met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst te sluiten. Soms is dat al geregeld in het algemene contract of in de algemene voorwaarden. Het hoeft niet altijd een apart document te zijn. Heb je ook je verwerkingsregister al geregeld? Dat kan gewoon in bijvoorbeeld een excel bestand. Er moet in elk geval het volgende in komen te staan: Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (de onderneming) en van de Functionaris Gegevensbescherming (FG of DPO genoemd) als je die hebt; Doeleinden van de verwerking (waarom verwerk je de persoonsgegevens); Beschrijving van de categorieën betrokkenen en categorieën persoonsgegevens; Met wie persoonsgegevens gedeeld worden; Of gegevens in een derde land worden opgeslagen; Bewaartermijnen van de persoonsgegevens; Algemene beschrijving van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen Beveiligingsmaatregelen Je moet technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen. Zorg bijvoorbeeld dat gegevens niet met meer personen gedeeld worden dan nodig, dat wachtwoorden sterk zijn en regelmatig gewijzigd worden, dat gegevens versleuteld worden opgeslagen, dat de archiefkast op slot kan, dat de website met het contactformulier een SSL-verbinding heeft etcetera. Denk trouwens ook aan je eigen privacy! Je kunt instellingen van je telefoon en de apps nog zo goed geregeld hebben, dat wil niet zeggen dat het niet meer gehackt kan worden. Gebruik daarom een webcamcover of cameraschuifje voor je telefoon en laptop.

Voor vrijwilligerswerk gelden dezelfde regels als voor betaald werk voor jongeren onder de 18 jaar. Vrijwilligers onder de 18 jaar behoren in de ARBO-wetgeving tot de kwetsbare groepen en zijn daarom niet uitgezonderd van zowel de arbeidsomstandighedenwet als de Arbeidstijdenwet. Wat is de minimum leeftijd? Kinderen tot 16 jaar mogen in principe geen arbeid verrichten. In de Arbeidstijdenwet (externe link) (artikel 3.2) staat dat de ’verantwoordelijke persoon’ er voor moet zorgen dat ’een kind geen arbeid verricht’. In dit geval zijn zowel de werkgevers (ook vrijwilligersorganisaties, aanbieders van stageplekken) als de ouders verantwoordelijk voor het naleven van de regels. De wet noemt een aantal gevallen waarin het verbod van kinderarbeid niet geldt. Voor jongeren boven de 15 jaar zijn er meer mogelijkheden om werkzaamheden te verrichten, hoewel ook voor hen beperkingen gelden. Toezicht en voorlichting zijn voor álle jongeren onder de 18 jaar noodzakelijk. Welk werk mogen jongeren onder de 16 jaar doen? De regels over het soort werk dat jongeren mogen doen, verschilt per leeftijdscategorie: Kinderen vanaf 12 jaar mogen hulparbeid verrichten in het kader van een alternatieve straf. Kinderen vanaf 13 jaar mogen buiten schooltijd lichte, niet-industriële hulparbeid verrichten. Kinderen vanaf 14 jaar mogen buiten schooltijd lichte hulparbeid verrichten die samenhangt met het onderwijs. Kinderen vanaf 15 jaar mogen buiten schooltijd ochtendkranten bezorgen en lichte, niet-industriële arbeid verrichten. Wat betekent niet-industriële arbeid? Met ’niet-industriële (hulp)arbeid’ worden hand- en spandiensten bedoeld en geen productiegerichte arbeid. Gevaar voor de gezondheid of veiligheid van de kinderen moet uitgesloten zijn. Licht niet-industrieel werk dat kinderen tot en met 15 jaar mogen doen is bijvoorbeeld: Lichte (hulp)werkzaamheden in een winkel, zoals vakken vullen, het markeren van lege vakken, helpen bij het inpakken, vloer vegen of schoonmaakwerkzaamheden. Lichte (hulp)werkzaamheden in de landbouw, zoals groenten en fruit plukken, lichte oogstwerkzaamheden, het voeren van kleine dieren. (Hulp)werkzaamheden in de horeca, zoals het helpen bij het bedienen, bijvoorbeeld in een snackbar, kantine of restaurant. Als er alcohol wordt geschonken mag een kind niet in het restaurantdeel helpen maar wel in de keuken. (Hulp)werkzaamheden bijvoorbeeld bij een manege, op een camping, in een speeltuin, in een pretpark, in een bowlingcentrum of in een museum. Op welke tijden en hoe lang mogen jongeren werken? Ook zijn er regels over op welke tijden jongeren ingezet mogen worden als betaald medewerker, maar ook als vrijwilliger en stagiair. De regels hiervoor verschillen: voor schooldagen gelden andere regels dan voor vrije dagen. Het aantal uren dat zij mogen werken is ook beperkt: Kinderen vanaf 12 jaar mogen tijdens schooldagen niet meer dan 2 uur per dag en maximaal 20 uur per week een werkstraf uitvoeren. In vakanties en op niet-schooldagen mag een 12 jarige maximaal 35 uur per week een werkstraf uitvoeren. Kinderen vanaf 13 jaar mogen tijdens schooldagen niet meer werken dan 2 uur per dag en maximaal 12 uur per week. In vakanties en zaterdagen mag een 13 jarige maximaal 6 á 7 uur per dag of 35 uur per week werken. Kinderen vanaf 14 jaar mogen tijdens schooldagen niet meer werken dan 2 uur per dag en maximaal 12 uur per week. In vakanties en zaterdagen mag een 14 jarige maximaal 6 á 7 uur per dag of 35 uur per week werken. Voor stage gelden andere uren; een 14 jarige mag maximaal 7 uur per dag en 35 uur per week stage lopen. Kinderen vanaf 15 jaar mogen tijdens schooldagen niet meer werken dan 2 uur per dag en maximaal 12 uur per week. In vakanties en zaterdagen mag een 15 jarige maximaal 8 uur per dag of 40 uur per week werken. Jongeren onder de 16 jaar mogen in elk geval niet werken tussen 19.00 uur en 7.00 uur. Stages Jongeren mogen vanaf hun 14de ook stage lopen. Dat mag echter alleen wanneer er een stageovereenkomst is gesloten tussen de school en het bedrijf, of wanneer burgemeester en wethouders een verzoek tot vervangende leerplicht hebben goedgekeurd. Een stageovereenkomst moet ook ondertekend worden door de ouders of verzorgers van het kind. In tegenstelling tot hun leeftijdgenoten mogen zij tijdens een stage ook lichte werkzaamheden doen in een industriële omgeving. In de weken dat het kind stage loopt, mag hij / zij geen ander werk verrichten. Jongeren van 16 en 17 jaar Jongeren van 16 en 17 mogen zonder meer werken. Ze mogen langer werken (9 uur per dienst) met een maximum van 45 uur per week (met een gemiddelde van 40 uur per 4 weken). Per 4 weken mag een 16- / 17-jarige overigens niet meer werken dan 160 uur (40 uur gemiddeld per week). Bepaalde werkzaamheden zijn verboden en sommige - risicovolle - werkzaamheden mogen alleen onder deskundig toezicht worden uitgevoerd. Omdat jongeren van 16 en 17 jaar nog (gedeeltelijk) leerplichtig zijn, mag het werk hen niet verhinderen naar school te gaan. Daarom wordt de tijd die zij naar school gaan meegeteld als arbeidstijd. Jongeren van 16 en 17 jaar mogen niet werken tussen 23.00 uur en 6.00 uur. Bij het inroosteren van de jongere moet rekening worden gehouden met het aantal uren dat de jongere op school doorbrengt. U kunt als werkgever hiervoor bijvoorbeeld het schoolrooster hanteren, maar dit is niet verplicht. U bent ervoor verantwoordelijk dat het totaal van arbeidstijd én schooltijd de maximale arbeidstijd niet overschrijdt. Werkende jongeren van 16 en 17 jaar genieten meer bescherming dan werknemers van 18 jaar en ouder. Ze hebben recht op langere rustperioden, mogen niet s nachts werken, niet overwerken en geen diensten verrichten, waarbij ze opgeroepen kunnen worden (de zogenaamde consignatiediensten). Gevolgen voor de organisatie Vrijwilligers onder de 18 jaar worden binnen het Arbeidsomstandighedenbesluit (externe link) , gezien hun beperkte ervaring en deskundigheid, beschouwd als kwetsbare groep voor wie een aantal voorschriften binnen de wet van toepassing blijven. Vrijwilligerswerk waaraan voor jongere vrijwilligers specifieke gevaren verbonden zijn, mag alleen door jongeren gedaan worden onder deskundig toezicht. Ook is de organisatie verplicht aan de leeftijd aangepaste voorlichting te geven over de risico’s van het vrijwilligerswerk binnen de organisatie. Het is niet zo dat organisaties die gebruik maken van vrijwilligers onder de 18 jaar een RI&E moeten maken. Wel zal extra aandacht besteed moeten worden aan de aanpassing van de werkomstandigheden, zodat jongeren veilig kunnen werken. Een aantal werkzaamheden zijn voor jongeren verboden. Het gaat dan om werkzaamheden onder hoge luchtdruk zoals bij duiken, een hoge geluidsbelasting (boven 85dB(A)), schadelijke straling en schadelijke trillingen (zie Veilige arbeidsomstandigheden voor vrijwilligers ). Is er ook een maximum leeftijd? Leeftijd is de jongste non-discriminatiegrond die in wetgeving is vastgelegd; de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd (WGBL) (externe link) dateert van 1 mei 2004. Volgens de WGBL is discriminatie op grond van leeftijd verboden bij het aanbieden van werk. In de WGBL is gekozen voor een ’half open’ systeem. Dit houdt in dat onderscheid naar leeftijd naar de in de wet genoemde terreinen arbeid en beroepsonderwijs verboden is, tenzij daarvoor een rechtvaardiging op objectieve gronden bestaat. Welke deze gronden zijn, is - op enkele uitzonderingen na - in de wet open gelaten. De wetgever heeft de beoordeling van wat al dan niet gerechtvaardigd is - en daarmee de uitwerking van de WGBL - bewust overgelaten aan de rechter en de Commissie Gelijke Behandeling. Er is dus geen wettelijke maximum leeftijdsgrens voor het doen van vrijwilligerswerk. Wel kiezen sommige organisaties om een maximumleeftijd, bijvoorbeeld 80 jaar, in te stellen. Hiervoor gebruiken ze verschillende argumenten zoals dat vrijwilligers niet meer representatief zijn of niet goed kunnen functioneren. Een andere argument is dat verzekeraars leeftijdsgrenzen hanteren. Er is meestal geen objectieve rechtvaardiging voor het hanteren van leeftijdsgrenzen; organisaties beschikken immers over verschillende meetinstrumenten om het functioneren van individuele vrijwilligers te beoordelen.

AVG en foto’s en video’s, kan dat nog wel? PANIEK in de tent. Veel mensen denken dat foto’s of video’s maken opeens niet meer mag. Of dat het publiceren ervan opeens niet meer mag. Wees gerust. Blijf gewoon fotograferen en filmen. Het mag allemaal nog gewoon en ik zal uitleggen hoe het zit. AVG: Persoonlijk gebruik Laten we eerst het meest belangrijke tackelen. Foto’s die je privé houdt, die bijvoorbeeld op je telefoon staan en die je misschien wat via WhatsApp of op een andere manier in een wat beperkte kring deelt of laat zien, dat valt allemaal buiten de AVG. De AVG geldt voor bedrijven, stichtingen, verenigingen, overheid etc. en voor de gevallen waarin persoonsgegevens openbaar gemaakt worden, door het bijvoorbeeld (openbaar) te publiceren op social media. Het maken van vakantiefoto’s of wat gezellige selfies en andere foto’s tijdens feestjes, zal niet snel een probleem opleveren. Je hebt in dit geval dus geen extra toestemming van de geportretteerde nodig. Portretten zijn persoonsgegevens Als iemand herkenbaar in beeld is gebracht, is dat in principe een persoonsgegeven. Het gaat erom of je iemand identificeert of kunt identificeren. Dat kan met een portret, in beginsel. Geen onevenredige inspanning Hierover zijn door de Tweede Kamer vragen gesteld. Want hoe zit dat dan met een foto die je op de Dam maakt met mensen die dan ‘toevallig’ op de foto komen? Je hebt toch geen flauw idee wie die mensen zijn? In dat geval zijn de portretten zelfs geen persoonsgegevens. Dat komt omdat je dan te veel moeite zou moeten doen om te achterhalen wie die personen zijn. Je moet geen onevenredige inspanning hoeven leveren om die personen te identificeren. Straatfotografie en Vakantiefoto’s Dat betekent dus ook dat in het geval van bijvoorbeeld straatfotografie , grote evenementen en vakantiefoto’s er vaak geen sprake is van een persoonsgegeven. Althans, niet voor de fotograaf die de personen niet kent en ook niet gemakkelijk kan achterhalen wie de personen zijn. Als er geen sprake is van een persoonsgegeven, is ook de AVG niet van toepassing en heb je geen toestemming nodig. Over publiceren van deze foto’s schrijf ik verderop nog. Hoe kleiner de groep, hoe gemakkelijker het wel te achterhalen is en er dus wel sprake is van persoonsgegevens. Denk aan kleine bruiloften, straat- of buurtfeesten , kleine lezingen en andere meer besloten events. Vooral als er ook een gastenlijst was. Persoonsgegeven, meteen een bijzondere Portretten zijn eigenlijk altijd bijzondere persoonsgegevens. Alleen al omdat er ras en etniciteit uit af zijn te leiden en eventueel zelfs wat gezondheidsgegevens, zoals een leeftijd of misschien medische gegevens omdat aan de foto een ziekte of beperking valt af te leiden, bijvoorbeeld om dat er een bril te zien is. Een hoofddoekje, keppeltje of ketting met kruisje kunnen het geloof verraden. Wanneer een portret ter identificatie wordt gebruikt, zoals op een identiteitskaart of gezichtsherkenning, dan kan het ook een biometrisch gegeven zijn. Omdat uit een foto een ras of etnische afkomst valt af te leiden, is dat een bijzonder persoonsgegeven , volgens de Hoge Raad. In 2016 publiceerde de Autoriteit Persoonsgegevens (vlak voor de in werking treding van de AVG) beleidsregels over cameratoezicht, waar toch iets anders in te lezen viel: “Gelet hierop beschouwt de Autoriteit Persoonsgegevens camerabeelden van een persoon thans, ook om opportuniteitsredenen, niet als bijzondere persoonsgegevens als: het doeleinde van de verwerking niet gericht is op het verwerken van bijzondere persoonsgegevens dan wel op het onderscheid maken op grond van een bijzonder persoonsgegeven, het voor de verantwoordelijke redelijkerwijs niet voorzienbaar is dat de verwerking zal leiden tot het maken van onderscheid op grond van een bijzonder persoonsgegeven, en de verwerking van die bijzondere persoonsgegevens onvermijdelijk is bij die verwerking. Er moet dus aan alle drie de voorwaarden voldaan zijn om te kunnen zeggen dat er geen sprake is van een bijzonder persoonsgegeven als iemand herkenbaar in beeld is gebracht. Bijzondere persoonsgegevens niet verwerken, tenzij Stel dat we er even van uitgaan dat er wel sprake is van een bijzonder persoonsgegeven. Dat is belangrijk, omdat bijzonder persoonsgegevens niet verwerkt mogen worden. Help! Een probleem?! Welnee! Er zijn uitzonderingen. Toestemming, maar die kan ook weer worden ingetrokken Nodig voor de uitvoering van rechten of verplichtingen omtrent het arbeidsrecht of sociale zekerheidsrecht Nodig voor de bescherming van vitale belangen van de betrokkenen (zal met een foto niet snel het geval zijn) Verwerking wordt verricht door een stichting of vereniging zonder winstoogmerk, op het gebied van politiek, levensbeschouwing, godsdienst of vakbond Persoonsgegevens zijn al door de betrokkene openbaar gemaakt Verwerking is noodzakelijk voor een rechtsvordering Verwerking noodzakelijk is voor de identificatie Daarnaast zijn onderdelen van de AVG niet van toepassing op de: “verwerking van persoonsgegevens voor uitsluitend journalistieke doeleinden en ten behoeve van uitsluitend academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.” Kortom, uitzonderingen genoeg om gebruik van te maken. Journalistiek = vrijheid van meningsuiting Journalistiek klinkt heel beperkt, maar dat is het gelukkig niet. Door het Hof van Justitie is al vaker uitgemaakt dat het hier niet gaat om het beroep van journalist, maar om de vrijheid van meningsuiting meer in het algemeen. Als je doel is om informatie te geven of je mening of ideeën te delen, voldoe je al aan het criterium. Zelfs als je een winstoogmerk hebt en bijvoorbeeld advertenties op je website hebt draaien of op een andere manier via die website geld verdient. Dat betekent dus ook dat je geen toestemming nodig hebt, omdat je al gebruik kunt maken van de uitzondering die de vrijheid van meningsuiting biedt. Een van de zes grondslagen nodig Goed, het maken en gebruiken van een portretfoto kan dus al snel onder een uitzondering voor het verwerken van bijzonder persoonsgegevens vallen. Mooi, maar je hebt nog steeds een grondslag en een doel nodig. De omschrijving hiervan moet je mededelen (informatieplicht). Dat doe je meestal met een privacyverklaring.